Strength-based PDCA

blog | 15 januari 2019

De PDCA-cyclus, Plan-Do-Check-Act, wie kent hem niet. Het is al vele jaren de meest gebruikte cyclus voor het verbeteren van processen. Ik werkte zelf voor het eerst met de PDCA-cyclus in het midden van de tachtiger jaren. Overwaaiend uit Japan won toen het fenomeen kwaliteitskringen enorm aan populariteit. Mijn allereerste artikel, dat ik in die tijd schreef, ging over het toepassen van kwaliteitskringen in de organisatie waar ik toen werkte. De PDCA-cyclus was de basis voor het verbeteren in de kwaliteitskringen.

Sinds die tijd is de PDCA-cyclus niet meer weg te denken: zeg je verbeteren dan zeg je PDCA. Je groeit er mee op in verbeteren, sterker nog je ‘automatiseert’ de cyclus in je verbeterdenken.

Ook in Lean wordt de PDCA-cyclus toegepast. Vaak is de cyclus dan vertaald naar de DMAIC of de A3 techniek, maar ook als de cyclus met Plan-Do-Check-Act wordt hij gebruikt.

In het toepassen van de klassieke PDCA is de richting vooral dat wat niet werkt, wat je niet wilt en wat de oorzaken zijn van het falen of het onder de maat presteren van een proces. Probleemgericht dus.

De strength-based benadering is juist oplossingsgericht en geeft je direct informatie over wat wél werkt, wat je juist wél wilt en wat het proces of de situatie verder brengt. Niet terug kijken, maar voorwaarts bewegen.

Hoe ziet een strength-based PDCA er uit?

Plan

Start met positief te beschrijven wat je wilt bereiken.

Bijvoorbeeld in plaats van het reduceren van wachttijden zeg je het creëren van flow.

Vervolgens doorloop je drie stappen

1)  Ontdek ‘het beste wat er is’

- Wat was het beste moment van flow dat je ervaren hebt?

- Wat maakte dit moment mogelijk?

- Wanneer heb je gewerkt op een niveau dat de gewenste flow het dichtst benadert?

- Welke kwaliteiten zie je die ons dichter bij de gewenste flow brengen?

Dit zijn enkele vragen die je in deze stap kunt stellen.

2)  Verbeeld ‘het beste wat kan zijn’

Met alle informatie uit de vorige stap ga je nu verbeelden hoe de ideale flow er uit ziet. Dit helpt je om het denken te vergroten en nog verder te komen dan je in eerste instantie had gedacht.

3)  Nu je een beeld hebt van de ideale flow ga je plannen hoe je deze gaat bereiken.

Wat is hiervoor nodig? Welke stappen of stapjes ga je zetten?

Do

Je voert het plan uit dat je in de vorige stap hebt bedacht.

Je kijkt vervolgens met een strength-based blik naar de veranderingen. Wat is er positief veranderd en gaat goed als gevolg van de stappen die je hebt gezet. Je verzamelt de verhalen over de ervaringen met de veranderingen.

Check

Je checkt of de resultaten van de veranderingen die je in Do hebt ingevoerd ook daadwerkelijk de gewenste resultaten zijn. Hierbij kun je vragen gebruiken als:

-Wat is de beste ervaring die de verandering ons heeft gebracht?

-Wat zijn de beste resultaten?

-Wat is het meest waardevol in de veranderingen die je hebt ingevoerd?

-Wat waarderen de klanten en de andere betrokkenen bij deze verandering?

-Wat heb je geleerd dat ook op andere plaatsen heel nuttig kan zijn?

Act

Je volgt de conclusies uit Check. Consequentie kan zijn dat je het originele plan aanpast of dat je nieuwe stappen benoemt die je weer verder brengen.

Vanuit het oogpunt van de strength-based benadering ga je opnieuw positief beschrijven wat je wilt bereiken gebaseerd op de conclusies en ga je vervolgens de drie stappen uit Plan weer doorlopen. Je gaat een nieuwe PDCA-cyclus in.

Ruimte voor creativiteit en nieuwe initiatieven

Bij het uitvoeren van de PDCA-cyclus leert de praktijk dat we vooral goed zijn in Plan en Do, maar dat Check en vooral Act als heel lastig worden ervaren. Dat we vaak weer nieuwe problemen tegenkomen en daar oplossingen voor willen bedenken heeft hier sterk mee te maken. We blijven hangen in denken in problemen en komen dan niet verder.

De strength-based benadering zorgt door de positieve insteek juist voor een grote betrokkenheid en motivatie. Er ontstaat creativiteit en ruimte voor nieuwe initiatieven.  Dat maakt de PDCA-cyclus in al zijn eenvoud ontzettend leuk om iedere keer weer rond te maken. Continu verbeteren wordt zo bijna spelenderwijs naar een hoger niveau gebracht.

De strength-based benadering komt uitgebreid terug in mijn programma Strength-based Lean.