Is auditing nog wel van deze tijd?

Blog | september 2017

In een tijd waarin we van de ene in de andere verandering buitelen, kwam bij mij de vraag op wat dit betekent voor auditen. Is het nog wel van deze tijd? Ik schreef al in mijn e-book dat als je terug kijkt naar de afgelopen 20 jaar, er in de basis van auditing weinig veranderd is. Toch zijn er wel bewegingen gaande die vragen om een ander perspectief.

Waarom auditen we eigenlijk?

Auditen is ontstaan vanuit een wens om de bedrijfsvoering te beheersen. In eerste instantie was dit vooral gericht op de financiële verantwoording. Later kwam daar de kwaliteit bij en inmiddels zijn er voor allerlei zaken normen. Bij ISO alleen al zijn veel normen ontwikkeld op allerlei gebieden. Wist je bijvoorbeeld dat er een norm is voor thee zetten (ISO 3103)? Op Wikipedia vind je een lijst van alle ISO-normen.

Een aantal van deze normen zijn gebaseerd op een managementsysteem voor het betreffende gebied. De meest bekende zijn kwaliteit, veiligheid en milieu. Inmiddels heeft ISO ontdekt dat deze in feite onderdeel zijn van een managementsysteem. Ze heeft daarom een basis voor het managementsysteem ontwikkeld dat zij de High Level Structure (HLS) noemt. Op deze HLS zijn de normen als het ware ingeplugd. Zo is auditing nu een onderdeel van de HLS en is daarmee van toepassing voor alle ingeplugde normen.

Zouden we auditing kennen als we geen normen hadden?

Voor het beheersen en verbeteren van je processen en dus ook je managementsysteem, zijn zeker ook andere mogelijkheden voorhanden. Niet ieder bedrijf of organisatie werkt immers met ISO-normen en levert toch kwaliteit. Zo is er het populaire Lean, al dan niet in combinatie met Six Sigma en laten we de “moeder” van alle beheerssystemen niet vergeten, de PDCA- cirkel en alle varianten die er op zijn gebaseerd. Praten we hierbij over auditing? Nee, bij deze modellen vinden checks of controles op een andere manier plaats.

Ik heb in een organisatie gewerkt voor het ISO-tijdperk. Processen werden beheerst gebaseerd op de principes van de PDCA. Voor het verbeteren hanteerden we de kwaliteitskringen die waren overgewaaid uit Japan. Auditing in dit verband werd niet gedaan. Wel was er een centrale afdeling interne auditing, maar die hield zich vooral bezig met auditing van financiële processen. Er was dus wel iets van auditing voor het ISO-tijdperk.

Met de komst van ISO-normen voor managementsystemen werd auditen geïntroduceerd als onderdeel van de verbetercyclus en was het niet alleen meer het speeltje van een centrale afdeling. Het was immers een eis in de normen. Tegenwoordig heeft nagenoeg ieder bedrijf of organisatie wel een of meerdere ISO-certificeringen en dus te maken met interne en externe auditing. Interne auditing richt zich op de verbetering van processen en het managementsysteem. De externe auditing richt zich op compliance met de norm.

Wat zijn de invloeden van de huidige tijd op auditing?

In de huidige tijd verandert er veel en snel. Er is ontzettend veel aandacht voor de mensen in het proces, voor samen werken aan het gewenste resultaat. Van 'command & control' naar 'sense & respond'. En wat te denken van zelfsturing. Bewegingen die ook zijn invloed hebben op interne auditing en vragen om een mindset die hierop is gericht. Geen “gebakkelij” over het wel of niet terecht zijn van een gesignaleerde tekortkoming, maar samen met de mensen in het proces de weg vinden naar het gewenste resultaat. Voor de externe auditing is dit in wezen niet anders, weliswaar met een andere bril, die van compliance met de norm.

Als we deze beweging doorontwikkelen naar de toekomst komt het moment dat auditing een vervaagd begrip is geworden. We passen andere hybride en meer effectieve vormen toe om processen te verbeteren en te optimaliseren. Daarbij is vooral aandacht voor de kennis en kunde van de mensen, maar ook wat mensen beweegt, veel meer het centrum van organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan pop-up teams die met een vraagstuk in de organisatie aan de slag gaan. Een vorm die al wordt toegepast.

Ik begon deze blog met de stelling dat er niet zoveel veranderd is in auditing in de afgelopen jaren. Toch beweegt het wel mee op de golven van de veranderingen. Zal auditing ooit uit de normen verdwijnen? Wie het weet mag het zeggen. Misschien is dat moment wel dichterbij dan we denken.