Self-assessment in auditing: een nieuwe ontwikkeling

blog | 4 april 2019

‘Ik ben over het algemeen wel benieuwd hoe we meer vernieuwend kunnen auditen. Veel gaat nu toch over checks/vinkjes aan de hand waarvan we het gesprek aangaan. Op zich zinvolle informatie, maar raak je daarmee ook waar het om gaat: liefdevolle persoonsgerichte zorg voor clienten?’
Een mooie reactie van een auditor uit de zorg in een onderzoek dat ik heb gedaan naar het gebruik van self-assessments in audits.

We zijn steeds op zoek naar nieuwe manieren in auditen. Toch als je terugkijkt is er in het proces van auditen weinig veranderd. Ja, we maken meer gebruik van digitale hulpmiddelen en ja, auditen beweegt mee in de veranderingen van een organisatie. Denk aan meer aandacht voor de mensen en aan zelfsturing. (lees ook mijn blog: Is auditen nog wel van deze tijd?) De kern van auditen is echter al jarenlang en nog steeds het voeren van auditgesprekken.

Self-assessments

Het gebruiken van self-assessments in audits is een nieuwe ontwikkeling. Het idee hierbij is om een gedeelte van de audits uit te voeren in de vorm van self-assessments die door de medewerkers zelf kunnen worden ingevuld. Hiervoor vertalen de auditors en/of auditmanagers samen met de medewerkers de normen en eisen waaraan voldaan moet worden in een aantal eenvoudige vragen. De auditors en/of de auditmanagers zijn degenen met de meeste kennis over de van toepassing zijnde normen en matchen deze met de kennis van de medewerkers die zij als geen ander hebben over het werk wat ze doen. Zo ontstaat er een vragenset die ook nog eens eenvoudig online te gebruiken is.

‘Mijn mening is dat het toepassen van een soort self-assessment wel een positieve wending geeft aan het traditionele gesprek. Men heeft meer tijd om een antwoord te geven en gebruikt de eigen woorden. Ook is de eventuele spanning van een gesprek met een auditor niet aanwezig.’ aldus een interne auditor in mijn onderzoek.

Self-assessment vraagt om vertrouwen

Het gebruiken van self-assessments is een ontwikkeling die vraagt om te werken vanuit vertrouwen. Dat is in een audit niet altijd terug te vinden. Nog steeds zie ik in de praktijk auditors die het gesprek ingaan met het idee dat er altijd wel iets te vinden is. Bij externe auditors gaat het soms zo ver dat zij targets hanteren voor het aantal tekortkomingen dat zij moeten vinden. Dit zou dan een beeld geven van de kwaliteit van de auditor.

Vertrouwen ontstaat als auditor en medewerker bereid zijn om samen te willen werken aan verbetering. Niet alleen van het werk wat de medewerker uitvoert, maar ook van het auditproces. Een self-assessment vraagt van de medewerker dat hij bereid is om de vragen reëel en naar waarheid te beantwoorden. Van de auditor vraagt dit het vertrouwen dat de medewerker dit heeft gedaan. Positieve verandering ontstaat door wederzijds begrip.

Veranderen en bewustworden

Externe auditors zijn gematigd positief over het gebruik van self-assessments in audits. Een externe auditor zegt dit als volgt: ‘..mijn natuurlijke reactie is dat ik hier geen voorstander van ben. Het risico bestaat dat je de normen gaat verchecklisten en da’s iets waar ik echt op tegen ben (……). Alhoewel ik wel een voorstander ben van het veranderen van ons werkveld. Ik zie ook steeds meer auditoren zich terugtrekken in een hokje achter een laptop… iets waar ik van gruwel.

Ik denk dat ze zeker meer bewustwording ten aanzien van eisen en normen kunnen genereren. Ik zie dan ook het praktisch nut in het kader van interne audits zeker. Ik denk dat daar de meeste winst te behalen valt, waardoor een KAM-functionaris en auditteams in een bedrijf gerichter kunnen focussen op verbetertrajecten en aanpassingen in het bedrijfsmanagementsysteem.’

‘De betrokkenheid kan toenemen’, is een reactie van een andere externe auditor.

Naast het creëren van bewustwording ten aanzien van de eisen en normen zie ik ook dat self-assessments bewustwording laten ontstaan bij auditors dat het wel degelijk mogelijk is om het auditproces te veranderen en meer dynamisch te maken.

Wat is nodig

In de reacties die zijn gegeven worden ook tips genoemd voor de invoering van self-assessments bij audits. ‘Begin klein en test het uit’, is een van die tips. Ook wordt genoemd:  ‘Model-ontwikkeling is tailormade voor de eigen organisatie’. Stem de vragen in het self-assessment af op de eigen organisatie.

Krachtige vragen stellen is bij een self-assessment essentieel en zorgt er voor dat een self-assessment ook echt toegevoegde waarde levert aan het auditproces. En dat draagt weer bij aan betrokkenheid en motivatie.

En tot slot: zeker in de huidige tijd biedt digitale ondersteuning geweldige kansen. Zoals een auditor het in zijn reactie verwoordt: ‘het heeft iets weg van een E-audit (vragen stellen op afstand).’ Een self-assessment is eenvoudig on-line te plaatsen en geeft de medewerker de rust en ruimte om de vragen te beantwoorden. Dit verhoogt de kwaliteit van het auditproces én van de auditresultaten.

Deze blog is geschreven voor Smile, dat inmiddels is overgegaan naar Kader Digital, Software voor Kwaliteit en Veiligheidsmanagement: https://kader-digital.nl/